O que é Fluxograma?
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O que é Fluxograma?
Você sabe como funciona um fluxograma e quais as vantagens em utilizá-lo em sua empresa? No artigo de hoje, trouxemos todos os detalhes sobre o tema, como utilizá-lo, tipos e seus significados.
O que é o fluxograma?
O fluxograma é uma das ferramentas de organização e modelagem de processos, e tem como principal objetivo demonstrar como o processo funciona e quais caminhos devem ser seguidos para obter o melhor resultado.
Além disso, o fluxograma demonstra de forma gráfica e visual a sequência das atividades e etapas do processo, permitindo a análise e o direcionamento do processo de maneira estratégica.
Na prática, cada atividade e etapa do processo é representada por um símbolo, interligados por setas que indicam o caminho que o processo deve seguir, desde o começo até o seu final.
Relação com a Gestão da Qualidade
Existe uma relação direta da construção dos fluxogramas com a Gestão de Processos e com a Gestão da Qualidade, visando sempre a fluidez e a conformidade em todo o processo.
Sendo assim, é possível identificar os problemas existentes no processo, já que o fluxograma demonstra todo o caminho e todos os procedimentos internos.
A partir dessa identificação, é possível tomar atitudes e modificar os processos, criando assim um novo fluxo muito mais ágil e fluido, visando a satisfação do cliente e a redução de custos provenientes das não conformidades.
Benefícios do fluxograma
Além de ser uma ferramenta gráfica que tem origem na Gestão de Processos, o fluxograma também é uma ferramenta da Qualidade, e tem como principais benefícios:
- Facilidade na visualização e execução das atividades do processo;
- Identificação de problemas como atrasos, pontos críticos do processo, atividades que podem ser eliminadas e gargalos do processo;
- Possibilidade de compreender o funcionamento do passo a passo do processo, eliminado atividades desconexas;
- Estabelecimento de um processo padrão, determinando pontos de revisão, análise e monitoramento da qualidade do processo.
Sendo assim, um fluxograma é construído por meio dos símbolos, que vamos falar a seguir.
Símbolos do fluxograma
Ademais, os fluxogramas são a representação gráfica dos processos internos, possui símbolos específicos para esta representação, conforme a tabela abaixo.
O primeiro símbolo é o de Início ou fim do processo, que como o próprio nome diz, indica onde o processo começa e onde ele termina, sendo o esqueleto do fluxograma.
Sendo assim, o símbolo de Decisão indica os pontos onde acontecerão as tomadas de decisão, podendo gerar vários caminhos no processo a partir deste ponto.
Geralmente, é realizado um questionamento neste ponto, acompanhados de respostas como SIM ou NÃO.
Em caso de SIM, o processo segue adiante, e em caso de NÃO, o processo regride até ficar de acordo com os padrões de conformidade.
Além disso, o símbolo de Processo significa cada passo ou atividade que compõe o processo, e podemos citar como exemplos: atendimento ao cliente, verificação de qualidade do produto, emissão de notas fiscais, dentre outros.
Já o Processo pré-definido simboliza a etapa ou atividade que se repete em diversos pontos do processo, seja no mesmo ou em outros processos organizacionais.
Dessa forma, se a sua organização tem como procedimento padrão realizar reuniões para solucionar problemas e realizar brainstormings de forma contínua em diversos processos internos, este será o seu processo pré-definido.
Além disso, a operação manual indica os processos manuais do seu processo, ou seja, as atividades que não são automatizadas.
Neste caso, podemos citar como exemplo a operação de máquinas com processos manuais, controlados pelos funcionários.
Contudo, o conector é a atividade que interliga os processos entre si, e é muito utilizado em fluxogramas longos e complexos, para não repetir o símbolo de fluxo de linha constantemente.
Entretanto, a função do símbolo do conector é tornar a visualização do processo mais agradável e fluida aos olhos de quem analisa o fluxograma.
Aqui, o símbolo do documento significa a emissão de documentos, como por exemplo, contratos, propostas comerciais e quais documentos necessários.
Por fim, o Fluxo de linha indica a direção que o processo segue, indicando a sua ordem e fluidez.
Tipos de fluxograma
Nesse sentido, os fluxogramas representam os processos internos da sua organização, e retratam cada um deles de maneira muito específica, desde os inputs até os outputs.
De modo geral, existem 04 (quatro) tipos de fluxograma, sendo eles:
- De dados, que demonstram como os dados são coletados, tratados, armazenados e utilizados em todos os processos;
- Fluxograma de documentos, que demonstra o tratamento e os procedimentos necessários para a gestão destes documentos;
- De sistemas, que demonstram a fluidez e o caminho que o processo deve seguir;
- Fluxograma de programas, relacionado com os controles e mecanismos internos que a organização cria para automatizar os processos.
Além disso, a representação gráfica dos fluxogramas varia conforme a visualização obtida, podendo ser:
- Simples, que apresenta os principais pontos de decisão do processo, demonstrando-o de forma lógica;
- Funcional, que demonstra a relação e o andamento do processo entre os setores, determinando o tempo de execução e permanência em cada departamento;
- Vertical, muito utilizado em processos de melhoria, indicando a correlação entre as atividades que compõem o processo, em seus mínimos detalhes;
- Diagrama de blocos, que demonstra a sequência do processo de forma simples e prática, sem muitos detalhes.
Exemplos e aplicação prática
Nesse sentido, temos um exemplo de fluxograma simples sobre o processo de atendimento ao cliente e venda de produtos. O processo segue as seguintes etapas:
- Início do atendimento ao cliente;
- Recebimento do pedido;
- Ponto de decisão: o produto está em estoque? Se sim, segue para a seleção do produto, se não, informa o cliente que o produto não está disponível, verificando se ele deseja aguardar;
- Recebimento do pagamento dos produtos;
- Processamento do pedido;
- Entrega do produto ao cliente.
Assim, na representação gráfica, o processo assume a seguinte forma gráfica, conforme a imagem abaixo.
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Fernando J.o
Excelente matéria, abordando com clareza, e fluidez o assunto buscado.
Meus agradecimentos, a toda a equipe 8Quali!
Ana Carolina - Marketing 8Quali
Fernando muito obrigada pelo seu comentário! Nós ficamos muito felizes em saber a sua opinião. Cada artigo escrito no nosso blog é feito com muito carinho e com o intuito de trazer informação de qualidade! Até mais.